DocSpace è una piattaforma cloud progettata per migliorare la collaborazione su documenti, fogli di calcolo, presentazioni, moduli digitali e file PDF per team interni da una parte e collaborazioni con clienti e partner dall’altra. Rientra nella suite per la produttività ONLYOFFICE e permette di realizzare un ambiente virtuale in cui tutti i partecipanti hanno permessi e compiti definiti.
La novità più importante portata da DocSpace risiede nell’introduzione del concetto di stanze nell’ambito della gestione dei documenti, stanze che facilitano il controllo sia dei permessi che degli accessi, ora definiti non più in base alla tipologia del documento bensì in base all’utente che vi può accedere, superando in questo modo la vecchia gestione basata soltanto sulle cartelle. Tutto questo porta ad avere un ambiente sicuro e flessibile in cui lavorare insieme in tempo reale.
Di recente ONLYOFFICE ha presentato la nuova versione DocSpace 3.5. L’ultimo aggiornamento ha contribuito a migliorare la gestione di file e stanze, facilitare la condivisione e rinnovare gli editor, con l’obiettivo di semplificare ulteriormente la collaborazione e incrementare la produttività.
I principali vantaggi di ONLYOFFICE DocSpace
In questo capitolo ci concentreremo sui più importanti punti di forza di ONLYOFFICE DocSpace, mostrando quindi perché può considerarsi una soluzione interessante per tutti, dai semplici privati alle PMI, fino alle grandi imprese, che puntano a una collaborazione sui documenti moderna, lasciandosi definitivamente alle spalle i meccanismi tradizionali del passato.
Collaborazione in tempo reale su tutti i documenti
DocSpace offre l’opportunità di collaborare in tempo reale con una o più persone su tutte le tipologie di documenti d’ufficio, dai documenti di testo alle presentazioni, dai fogli di calcolo ai file PDF. Grazie ai numerosi strumenti inclusi nella piattaforma, è possibile portare a termine il lavoro in modo più veloce, aumentando così la produttività.
Tra le altre cose, si possono lasciare commenti per discutere su un eventuale problema, chattare con i co-autori direttamente nei propri documenti, organizzare riunioni video e/o chiamate audio grazie ai programmi Rainbow e Jitsi, tenere traccia delle modifiche apportate, confrontare le differenti versioni di due documenti, nonché accedere alla cronologia delle modifiche apportate su uno specifico documento.
Stanze per ogni necessità
Le stanze di DocSpace sono pensate per lavorare su progetti di gruppo insieme ai propri colleghi, altri membri del team e partner esterni. Volendo si possono creare stanze per scrivere saggi, creare e-book, lavorare su inchieste oppure modificare le tabelle Excel.
Altre stanze sono utilizzabili per collaborare su presentazioni di prodotti, report vari o su contratti, altre ancora invece possono essere sfruttate per la creazione e condivisione di certificati, dichiarazioni e richieste di licenza. In ambito privato, le stanze sono utili ad esempio per la realizzazione e modifica di documenti di testo o per la compilazione di moduli.
Ecco l’elenco completo di stanze disponibili all’interno di DocSpace:
- Stanze di Collaborazione
- Sale Riunioni
- Stanze Pubbliche
- Stanze Personalizzate
- Stanze di Compilazione dei Moduli
- Stanze di Dati Virtuali
- Stanze Private (in arrivo)
AI
Capitolo AI. ONLYOFFICE DocSpace permette di lavorare più velocemente sui propri documenti grazie agli assistenti basati sull’intelligenza artificiale. Ecco alcuni esempi di processi che possono essere gestiti in modo più efficace: creazione e modifica dei documenti, generazione di immagini, testi e codici, controllo dell’ortografia e della grammatica, traduzione in diverse lingue, e altro ancora
A questo proposito, confermiamo che con ONLYOFFICE è possibile aggiungere qualunque modello AI, online e offline, di qualsiasi provider. Inoltre, per ogni compito l’utente può indicare un modello specifico, ad esempio ChatGPT per la traduzione, DeepSeek per la generazione di testi, e Mistral per l’estrazione di testo da documenti PDF, foto o altri tipi di file.
Accesso flessibile
Un altro vantaggio che si iscrive alla lista dei pro della suite di DocSpace è l’accesso flessibile. A questo proposito, occorre sottolineare come ognuno abbia la possibilità di invitare uno o più utenti tramite link esterni, al fine di visualizzare determinati file senza la necessità di iscriversi alla piattaforma. Si tratta di un aspetto non banale, in particolare nell’ambito delle collaborazioni con terze parti.
Sicurezza avanzata
DocSpace è un luogo in cui gli utenti collaborano in sicurezza. Innanzitutto ONLYOFFICE garantisce la piena conformità agli standard GDPR riguardo alla politica sulla sicurezza dei dati personali degli utenti. Un altro punto importante da menzionare è l’utilizzo della crittografia AES-256, standard leader del settore.
Bisogna inoltre ricordare la natura open source dell’intera suite, ONLYOFFICE rende infatti pubblico il codice sorgente di tutti i moduli e strumenti della propria suite all’insegna della massima trasparenza e affidabilità. La piattaforma include poi il supporto all’autenticazione a due fattori, le restrizioni IP e domini di posta affidabili.
Integrazione con servizi, piattaforme e plugin esterni
Proseguendo nella lista dei vantaggi, segnaliamo l’integrazione di DocSpace con servizi esterni come Dropbox, OneDrive e Google Cloud Storage, al fine di potenziare ulteriormente la gestione dei file.
ONLYOFFICE DocSpace è inoltre integrabile nella propria piattaforma aziendale preferita grazie ai numerosi connettori disponibili. Tra i più importanti si annoverano quelli per:
- Trello
- Telegram
- Dropbox
- Drupal
- Monday
- Odoo
- Piperdrive
- WordPress
- Zapier
- Zoom
A tutto questo poi DocSpace aggiunge il supporto a diversi plugin per estendere le funzionalità stesse della piattaforma.
Quelli in evidenza sono DeepL, WordPress e Apertium, volendo però è possibile anche aggiungere un assistente basato sull’intelligenza artificiale (AI), la possibilità di giocare a scacchi con gli altri collaboratori (Chess), la creazione e la modifica di diagrammi professionali (draw.io), immagini gratuite (Pixabay), un editor per modificare immagini e screenshot (Photo Editor), nonché un convertitore di qualsiasi documento in file PDF (PDF Converter).
Soluzione SaaS e On-premise
Infine la piattaforma DocSpace offre da una parte una soluzione SaaS e dall’altra On-premise, in modo da garantire la piena flessibilità alle aziende interessate al servizio. Ciò significa che si può usare sia in cloud sia tramite installazione in locale.
Le principali novità di ONLYOFFICE DocSpace 3.5
A ottobre 2025 ha fatto il suo debutto la nuova versione ONLYOFFICE DocSpace 3.5. L’ultimo aggiornamento ha introdotto miglioramenti nella condivisione dei file, nella gestione dei contenuti presenti nella piattaforma e nell’esperienza d’uso, nonché all’editor PDF.
Partendo proprio dalle novità relative all’editor di PDF, si annovera la funzionalità “Oscuramento”, grazie alla quale gli utenti ora possono nascondere informazioni sensibili o riservate contenute nei documenti PDF. La nuova funzione è disponibile nella scheda “Oscuramento”.
Un contributo importante arriva dal nuovo ONLYOFFICE Docs 9.1 e alle sue funzionalità per DocSpace, dai grafici migliorati al supporto per i file HEIF. Anche la condivisione è ora più intelligente, ad esempio gli utenti possono condividere le cartelle dalla sezione “I miei documenti”, senza più dover creare una nuova stanza.
Per quanto riguarda la gestione di file e cartelle, l’ultimo aggiornamento di DocSpace porta in dote nuove sezioni pensate per mettere in primo piano i contenuti più importanti.
Hanno inoltre fatto il loro debutto funzioni che aumentano la produttività della piattaforma e semplificano la gestione delle attività, tra cui le notifiche Telegram e l’eliminazione diretta delle stanze.
Prezzi e piani
ONLYOFFICE DocSpace presenta tre piani: Startup, Business e Enterprise. Il piano Startup è gratuito per via di un’offerta a tempo limitato, l’account Business prevede invece un piano di abbonamento da 20 euro al mese per amministratore (il prezzo di listino è di 30 euro, ndr), mentre il piano Enterprise parte da 6.550 euro per server.
Per ottenere un account DocSpace gratuito è sufficiente collegarsi a questa pagina di ONLYOFFICE e registrarsi tramite l’account Google o un indirizzo e-mail. Nella stessa pagina c’è anche il link che rimanda al download della piattaforma.
Crea un account DocSpace gratuito
